职场沟通秘籍商务英语信函那些不得不说的小技巧

商务英语信函的语篇特点分析1

[摘要]本文从情景语境特征、语言特征、衔接手段特征和语篇结构特征四个方面通过具体的实例来说明了商务英语信函的语篇特点，为商务英语信函的写作交流提供了启示。
　　[关键词]商务英语信函语篇特点情景语境衔接手段
　　商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。 然而，在实际的商务交流中，有些信件冗而不连贯，有些信件不符合商务交流的基本要求。 与普通信件相比，商务信函有其独特的语篇特点。 为了有效地利用商务英语信函进行商务交流，我们有必要对商务英语信函的语篇特点进行探讨和分析。
　　一、情景语境特征
　　商务英语信函多用于际贸易交往中，是英语文化中的一种特殊的语篇。 根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为：
　　话语范围：涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。
　　话语基调：正式的，商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易。
　　话语方式：用于阅读的书面语，具有较强的语境独立性，属于信函。
　　商务英语信函情景语境的这三个变项约着语言的选择，使得语篇表现出特定的语域特征。
　　二、语言特征
　　1.词汇特征
　　(1)措辞明了、礼貌
　　商务信函在其词汇选择上，遵循“明了(clarity)”与“礼貌(courtesy)”的原则。 要准确传达商务交流的，应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词，例如用“use”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。 在词义色彩方面，商务英语信函用词正式，礼貌用语颇多。 收到对方的询盘、报盘、或订货等，不管能否接受，都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意，例如使用以下词汇：appre ciate,please,thanks等。
　　(2)缩略语使用较多
　　商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语，这些缩略语定义准确，在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易价格术语、运输、支付与结算等。 例如常用的缩略语有:FOB(FreeonBoard)“装运港船上交货”，CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸价”，L/C(LetterofCredit)“信用证”，D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交单”等。
　　2.句式特征
　　商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多，它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面，用来说明事实。 由于外贸交往遵循礼貌原则，因而商务信函的写作也要遵循礼貌原则。 而商务英语信函中，礼貌原则在句法方面主要体现在虚拟句的广泛使用。 虚拟句使得语气委婉客气，在商务英语信函中使用较多。

在商务信函中，中外商对合作原则的使用有何不同？谁知道的，帮帮忙啦，谢谢！

摘要:商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录,具有法律效力。 特别强调准确性和规范性,其翻译同样强调准确性和规范性。 商务信函种类繁多,有着明显的文体特点及不同的翻译原则和要求。
　　商务英语(BusinessEnglish)是英语的一种社会功能变体,是专门用途英语(Englishforspecialpurposes)中的一个分支,是英语在商务场合的本应用。 我加入WTO以后,际商务活动日益频繁。 商务信函(Businesscorrespon2dence)在际商务活动中的作用尤为重要。 商务信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录。 从法律上讲,这些书面记录是对买卖双方权利、义务的规定和解决争端的法律依据。 因此商务英语信函从文件角度特别强调准确性和规范性,其翻译也同样强调准确性和规范性。
一、商务英语信函的类别
涉外商务信函是涉外商务动作过程中使用和各种函件的总和。 在际商务活动中商务信函是商家、厂家与客房之间用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和工具。 虽然、电传甚至电已广泛运用,但商务信函(包括电子邮件)在商务交际中仍然是最主要的工具,因为大部分、电报还需用书信作最后确认,而且书信不限字数,可以充分陈述理由,讲透问题。 涉外商务信函具有公函的性质,它们涉及商务、外贸作过程和各个方面,因此有必要对其类别及相关知识有所了解。 从文体正式程度和重要性的角度来看,涉外商务信函可分为正式函件和便函两大类。 正式函件一般会标明主题(subject)并加盖单位印章,其篇幅较、完整,主要用于交流处理有实质的商务事项。 便函用于处理一般性或礼节性事务,无须标明主题和加盖单位印章。 从和商务作过程的角度,涉外商务信函则可以划分为以下几大类:建立业务关系类(EstablishingBusinessRelations)询盘、发盘类(Enquiresandoffers)还盘和取消订单类(Makingcounter-offersandDecliningOrders)、业务成交类(ConclusionofBusiness)、支付类(Payment)、开证、审证类(EstablishmentofandAmendment1/c)、装运通知类(Advisingshipment)、一直到保险(InSurance)、索赔(Com2plaintsandClaims)及商务代理过程的相关知识有所了解,才能在翻译中实践中做得更专业、更地道。
二、商务英语信函的文体特点就文体演变的历史而言,现在商务英语信函中使用的英语脱胎于19世纪英海外贸易中所使用的语言,它以朴素纪实、严谨规范、庄重典雅等特点而著称,尽力保“公事公办的重感”(businesspoise),表现出较为独特、自成一路的风格特征(刘宓庆,1998)。
(一)词汇使用特点
1.用词规范正式商务信函英语虽然有口语化的趋向,但它毕是一种正式的公函语体,因此商务英语信函中正式的词汇、基本词汇和非正式词汇并存,但正式词汇、中性词汇多于非正式口语词汇,充分体现规范正式、公事公办的特性。 信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇,如:inform或advise代替tell(通知、告知)以duplicate代替copy(份),以dispatch代替send(运送);以otherwise代替or,therefore代替so;以介词短语本代替简单的介词和连词,如以sofar、inrespectto、inconnectionwith和withre2gardingto等代替about等。 例如:WearepleasedtoinformyouthatyourorderNo.123hasbeendispatchedinaccordancewithyourinstruction.译文:我方很高兴通知贵方,第123号订单货物已遵照你方指示支出。 (这里“inform”代替“tell”译作“通知”,正式词“dis2patch”代替口语词“send”)
2.表意准确、专业性强这一特点主要表现为使用大量的专业对术语、行话、外来借词、缩略词以及一般词在商务语境中的特用话,如insurancepolicy(保险单)、coverage(险别)、pre mium(保险费)、underwriter(保险),establishment(开证)counter-off(还盘),bid(递盘),proformainvoice(形式发票)irrevocableletterofcredit(不可撤销信用证),CIF(到岸价)、POB(离岸价)、TPND(窃、提货不着)等等,这些专业术语会在商务活动各个阶段频繁出现,这些术语内涵特定,意思清楚明确,在翻译过程中不能望文生义,杜撰出一些不符合商务英语信函的意思来。 例如:Industrialaverageswereup译文:工业股票的平均价格在上涨。
3.用词朴素、淡于修饰商务英语信函书写的特点是:简单(simple)、明了(clear)、直接(direct),因此在传递信息时,除必须使用专业术语准确表达自己的意图外,一般不追求华丽的词藻,避免使用过多的修饰词,很少使用文学文体中常用的修辞手法:例如:Dearsir,Oneofourcustomersisinterestedinyourbicycles,Particular2lyModelno.PA-18.Pleasesendusacopyofyourillustratedcatalogue,quotingyourpricesFOBShanghaiifpossible,Meanwhile,pleasein2dicatethetimeofdeliveryyouusuallyoffer.Yoursfaithfully.(《对外贸易英语》对外经济出版社1998)译:我方客户对贵方PA-18型自行车感兴趣。 请邮来一份带插图的目录本,若有可能报上海离岸价,并告知你方通常的交付时间。 (这是一封很简短的商务信函、用词简单平易,没有运用华丽词语,段落则更显简单,体现出商务信函的简洁。 )
(二)句式结构特点
1.句式正规完整作为一种正式体书面英语,其从句层次复杂,句的使用通常高于非正式英语,其中复句、分词短语、不定式短语、插入语、同位结构、独立主格的频繁使用是商务英语信函的句式特
点之一。 例如:Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,weal2waysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriend2shiptoourmutualadvantage.(对外经贸英语函电　对外经济贸易大学出版社2000)译:在我方同各商的贸易中,一贯坚平等互利的原则,希望通过双方努力,促进对彼此互利的业务和友谊。
2.用陈述句表示委婉的祈使语气商务信函的双方为贸易伙伴,地位是平等的。 因此,一方如果希望另一方采取某种行为,一般都不使用祈使句,而使用本陈述句表示自己的愿望,至于对方是否采取这种行为则留待对方定夺,在翻译时也要注意。 例如:Weshouldbeobligedifyouwouldgiveusaquota2tionpermetrictonCFRLagos.Nigeria.译:如能报给我方每公吨尼日利业拉格斯成本加运费价,当十分感谢。
3.大量使用套语在期的使用实践中,一些比较固定的文句逐渐普遍使用,这是商务英语信函的一大特色。 例如:说明自己获得对方信息来源时常说:Weoweyournameandaddressto…译文:通过……获悉(得知)OnthenecommendationofMessrs,…译文:由……推荐41使用倒装句商务英语信函中倒装句使用并不多,只是在表示一种将来的不确定的可能性时,常常使用倒装句,如:Shouldanyoftheitemsbeofinteresttoyou,pleaseletusknow.译文:如果你方对其中任何商品感兴趣,请告知。
(三)语气特点
商务信函一般都注重信函的礼貌和各种语气的准确表达。 礼貌可以带来友谊,使对方阅读后产生好感。 委婉礼貌用语在商务信函中既可委婉地拒绝对方的要求或条件,而又能保友好的贸易关系。 因此在商务信函中,用委婉语气来指出对方的不尽意的地方。 (吴舒,2001)例如:Youhavetoreplacethedamageditems.译文:你方更换损坏的货物。 (语气生硬,对方不易接受)
三、商务英语,信函翻译的原则与要求
(一)商务英语翻译的原则上述商务英语信函的词汇特点、句式及语气特点决定了在翻译过程中应遵循规范、功能对等的原则。 准确不仅指用词用句和语言结构上的准确,包括对信函的准确把握;规范则指译文必须符合专业规范。 在翻译过程中,必须首先彻底准确地理解期实践过程中形式的各种术语、外来词汇、套语及习惯表达的专业含义和固定译法。 其次在译文中尽量保留原文的正式用语,努力使译文在语言准确、风格规范方面与原文对等。 例如下列贸易术语和套语的翻译:Theduplicateshippingdocumentsincludingbilloflad2ing,invoicepackinglistandinspectioncertificationwereair2mailedtoyoutoday.译文:包括提单、发票、装箱单和验证书在内的装运单证副本今日航寄贵处。 (这句中的shippingdocuments,billofladinginvoicepackinglist和inspectioncertification等贸易术语,具有书面语的正式规范特点,在译文中也得到了准本确翻译。 此外duplicate代替日常用词copy,显得更加正式规范,在译文中也规范地译为“副本”)准确规范还包括理解原文结构,在理解过程中从上下文仔细推敲,设法理清句子结构和逻辑关系,才能正确理解原句意思,保证译文准确规范。
(二)商务英语信函翻译的几点要求
1.商务英语大都以传递信息的功能为主,较少运用修辞手段,一般不存在语言与文化的差异,因此在翻译中无须作太多变动,多数情况下在确保事实细节(包括日期、数量、金额等)的准确翻译下可按原句结构翻译。 (周金云,1997)2.译文应注意保留原文的文体正式性和委婉礼貌性,汉语商务常用信函语言和信文都讲求端重,常用文言词语,套语亦多。 如“收悉、承蒙、乞谅、为盼、赐复”等,现在还可以用。
3.商务英语信函中“Receiverpsaddress(收信地址)”和“insideaddress(信封内地址)”的安排应当改成符合汉语习惯的写法,即按汉语习惯把收信的地址放在正文的后面,位于“此致”与“签名”之间,而“封内地址”则在“签名”后,另外现代商务英语信函为了印方便利用的BlockedForm(平式、平进式)写法译成汉语本时也改为符合汉语习惯的indentedForm(缩进式)。
总之,要翻译一篇常用的商务英语信函,就要深入了解商务英语的种类,就要全面掌握商务英语信函文体特点,就要认真把握商务英语信函的翻译原则和要求,才能“创造”出一篇既符合汉语习惯而不失商务英语特点的信函来。

商务英语信函写作的提要

商务英语信函是现代商务活动中一种必不可少的工具，而商务英语信函写作则是一种非常重要的沟通表达手段和方式。 商务英语信函有其自身独特的语言特点和要求，因此商务英语信函的写作形式和方法就非常讲究，一封规范得体的商务英语信函能够符合特定的商务环境并能顺利地达到商务目的。 本书旨在为商务英语信函写作教学提供有益的参考和帮助。
本书的主要特点：对现代商务活动中各个业务环节所涉及的各种商务英语信函，分章节进行详细的介绍和讲解；丰富而适中，包括常用的贸易信函、商务便函、通知函、邀请函、感谢信、祝贺信、简历、申请函、推荐信、商务报告、商务合同等；列举了大量的信函样例，并对商务信函写作的各种相关词汇、表达方式进行了总结和归纳，书后提供参考译文和参考答，方便学习理解。